يشمل مخزون المطعم جميع المواد الخام والمكونات التي يحتاجها إعداد الأطباق الموجودة في قائمة الطعام وأصبحت إدارة هذا المخزون من أهم عمليات التشغيل داخل المطاعم. يساعد برنامج إدارة مخزون المطاعم على متابعة المخزون المتاح وتحسين الاستفادة من أنظمة إدارة المخزون الموجودة في نظام نقاط البيع الخاص بالمطعم والتي يمكن أن تنظم كل جوانب إدارة المخزون. فهو يسمح لك بالتحكم والحفاظ على تدفق سلس للتوريد وزيادة إجمالي أرباحك. نستعرض في هذا المقال كيف يمكن للمطاعم تحسين إدارة مخزونها وأهم الاستراتيجيات التي أثبتت جدواها.
فيما يلي 7 نصائح لإدارة مخزون المطعم للتحكم في التكاليف وتحسين عملية التشغيل:
مراقبة المخزون:
قم دوما بمتابعة مخزونك الحالي قبل القيام بشراء مخزون جديد. يمكنك الاستعانة بأحد أنظمة إدارة مخزون المطاعم التي تقوم بحساب كميات المخزون في بداية ونهاية اليوم بشكل أوتوماتيكي وتخبرك بالمتبقي في مخزنك.
يسمى الفرق بين الاستهلاك الفعلي والحد الأدنى للمخزون المطلوب التباين. نظرًا لأن بعض المكونات تُستهلك أثناء تحضير الطعام، فإن التباين بين 2-5٪ مقبول. أي شيء أكبر من هذا الرقم هو مصدر قلق لأنه يدل على السرقة الداخلية. تشير نسبة التباين غير الطبيعية إلى أن المواد الخام لا يتم استهلاكها بشكل مناسب، مما يؤدي في النهاية إلى تدهور الجودة. وبالتالي، يعد التباين وإدارة المخزون من العوامل الأساسية في إدارة المطبخ.
إدارة المواد الخام:
تعد إدارة مخزون المطعم بشكل مستمر أمرًا ضروريا لتجنب الهدر. يمكن أن تساعد برامج إدارة المطاعم مديري المطاعم على ضمان أفضل استخدام للمخزون. ضع في اعتبارك هذه النقاط لضمان استخدام مخزونك بكفاءة:
- اعتمد نهج تخزين الحد الأدنى للمواد سريعة التلف واعمل بمبدأ التخلص من الأقدم أولا لتجنب اهدار المواد القابلة للتلف.
- ضع في اعتبارك شراء المنتجات الموسمية. باستخدام طريقة القائمة الذكية، يمكنك إنشاء قائمة خاصة بكل موسم. بهذه الطريقة، ستتمكن من جذب العملاء بقائمة جديدة وتتجنب الهدر.
- استثمر في شراء برنامج قوي لإدارة المخزون يمكنك من تحديد حد أدنى للمواد المخزنة والذي يقوم بمجرد الوصول لهذا الحد الأدنى بإرسال رسالة تلقائية للبريد الالكتروني لقسم المشتريات لتذكيرهم بشراء النواقص. سيمنع ذلك أيضا أي موقف محرج قد يحدث عند نفاذ أحد مكونات الأطباق خلال ساعات العمل. كما أن الاشعارات تفيد في تحديد المواد التي تحتاج لشرائها بشكل متكرر.
- تأكد من استخدام المواد الخام المخزنة بناءً على مبدأ ما يرد أولاً يصرف أولاً. استخدم المخزون القديم أولاً لمنع الهدر.
حساب تكاليف الوصفات
- يعد التوحيد القياسي وإدارة الوصفات أمرًا ضروريًا لأنه يساعد في تحديد تكاليف الطعام وتقليل الفاقد. في الوصفة القياسية، يتم تحديد كمية كل مادة خام تستخدم في تحضير الطبق.
- سجل وصفاتك في برنامج نقاط البيع بالإضافة الى حجم الحصص اللازمة من كل مكون وذلك لتقدير المواد الخام التي تحتاجها وحساب تكلفة كل طبق. تؤدي إدارة الوصفات أيضا لتقليل الاختلاس في المطبخ. وبالنسبة لسلاسل المطاعم الكبيرة فإنها تضمن الحفاظ على نفس مذاق الأطباق والتناسق في جميع الفروع.
- يمكن للمطاعم أيضًا الحصول على تقدير لإجمالي تكاليف الوصفات بمساعدة ميزة تحديد تكلفة الوصفات في برنامج نقاط البيع. يجب أن تكون تكلفة الطعام حوالي30٪ من سعر البيع أو سعر القائمة. تساعد هذه المعلومات التفصيلية أيضًا في تحديد سعر بيع عناصر القائمة.
إدارة المطبخ المركزي
تمتلك سلاسل المطاعم أو مطاعم الخدمة السريعة عمومًا مطبخ مركزي حيث يتم إعداد الطعام وإرساله إلى المنافذ الأخرى. تتيح لك وحدة إدارة الفروع المتعددة في معظم أنظمة برامج نقاط البيع إدارة توريد المخزون الإجمالي، بناءً على متطلبات الفروع.
عند استلام المخزون، يجب على المطاعم فحصه ووزنه بحثًا عن أي تلف أو نقص. يمكن للفرع الذي يستقبل المخزون بعد ذلك عمل (ملاحظة استلام البضائع)، تفيد بأن المخزون قد تم استلامه. في حالة فقد المخزون أو تلفه، يمكن ذكر ذلك في الملحوظات.
متابعة فترات الصلاحية
تعد المراقبة الجيدة لفترة التخزين جزءًا لا يتجزأ من إدارة المخزون. كل مادة في المخزون لها مدة صلاحية محددة. وفي حين يمكن أن تستمر بعض العناصر مثل الأرز لسنوات، فإن منتجات أخرى مثل اللحوم أو منتجات الدواجن لها فترة صلاحية أقصر بكثير. لذلك، من الضروري إدارة العمر الافتراضي للمواد سريعة التلف. حدد تفاصيل الاستخدام لكل مادة خام، مثل المدة التي يمكن خلالها الحفاظ على المادة واستخدامها لاحقًا، قبل الحاجة إلى الاستبدال.
المهام والصلاحيات
السرقة في المطاعم رذيلة لا يمكن السيطرة عليها رغم كل الإجراءات الوقائية. تساعد ميزة التباين في نظام نقاط البيع على اكتشاف التباين في المخزون وبالتالي منع موظفيك من وضع المواد الخام في جيوبهم. ومع ذلك، يمكنك أيضًا تجنب هذا الخطر باستخدام ميزة المهام والصلاحيات الخاصة بنقاط البيع. باستخدام هذه الميزة، يمكنك إنشاء بيانات اعتماد تحدد المهام لكل موظف ويتم تسجيل جميع أنشطة المستخدم تلقائيًا.
التقارير والتحليلات
تعد التقارير والتحليلات ميزات لا غنى عنها في برنامج إدارة مخزون المطاعم. على سبيل المثال، يمكن أن يساعد تقرير المبيعات واستخدام المواد الخام في التنبؤ بالمبيعات ووضع استراتيجيات لحملات تسويقية أفضل. يتم إنشاء تقارير الربح والخسارة وفقًا لبيع المخزون واستهلاكه. تساعد الميزة أيضًا في:
- تحليل حركة المخزون - يمكن لمشغلي المطاعم تحليل حركة المخزون واتخاذ قرارات في ضوءها، مثل تحديد القائمة. يمكنك إنشاء تقارير مفصلة بناءً على استهلاك المخزون واكتساب رؤى أساسية تتعلق بالمواد الخام.
تتبع المخزون والحفاظ على الدقة – يمكنك عمل قائمة مناسبة بالتموين المتاح بسجل للاستخدام اليومي والأسبوعي.
